Guía para Administrar Órdenes de Envío en 3PL

Esta guía cubre desde el inicio de sesión hasta la gestión de órdenes, detallando acciones específicas y comportamientos de la plataforma para que puedas administrar tus envíos con precisión.

Proceso de Inicio de Sesión

1. Accede a la página principal:

2. Completa los campos requeridos:

   • Ingresa tu correo electrónico registrado en un formato válido.
   • Ingresa tu contraseña (se mostrará con símbolos).
   • Si necesitas ver tu contraseña, presiona el icono de "ojo".

3. Inicia sesión:

   • Haz clic en el botón "Login".
   • Serás redirigido a tu dashboard correspondiente.

Gestión de Órdenes

1. Revisar Órdenes Pendientes

• Navega a "Sales Orders" y selecciona "Pending".
• La tabla muestra columnas como:
  • ID de Orden
  • Email del cliente
  • Fecha de creación
  • Estado (por defecto, "Pending")
  • Prioridad

Aprobar Órdenes:

1. Desde esta tabla, selecciona una orden y apruébala.
2. La orden será movida automáticamente a la sección "Approved".

2. Manejar Órdenes Aprobadas

1. Accede a la sección "Approved".

   • Cuando aún no hay órdenes aprobadas, el dashboard tendrá un mensaje para notificarte que no existen datos.
   • Si ya has aprobado órdenes, verás una tabla con órdenes aprobadas.
   • El estado de cada orden tiene colores específicos:
     • Verde: "Approved".
     • Blanco: "Problem".

2. Verifica que cada fila muestre correctamente la información (ID, Fecha, Prioridad, etc.).

3. Gestión de Botones:

   • En la esquina superior derecha encontrarás los botones:
     • Imprimir Packing Slips.
     • Marcar como Problema.
     • Cancelar Ordenes.

Ver Detalles de una Orden

• Haz clic en el ID de una Ordenpara abrir su vista detallada:
  • Panel izquierdo:
    • Detalles como ID, Fecha, Estado.
    • Tabla de artículos con columnas para Cantidad, SKU, Escaneados, y Necesarios.
    • Caja: "No tienes cajas seleccionadas".
  • Panel derecho:
    • Información del cliente, dirección de envío y servicio solicitado.
    • La información del servicio de envío será la misma que se ingresó desde el detalle de la orden en el área de "Pendientes"

3. Proceso de Escaneo y Envío

1. Imprime Etiquetas:

   • Selecciona una orden aprobada con datos completos y presiona "Print Packing Slip" para generar una etiqueta con un código de barras.

2. Escanea Códigos de Barras:

   • Escanea el código en la etiqueta para abrir la información de la orden.
   • Escanea el código de barras de la caja a utilizar, ahora el panel de la caja mostrará información como su número, cantidad de ítems, SKU, y una descripción del ítem
   • Escanea los artículos necesarios para completar la caja.

3. Cierre y Envío:

   • Una vez que todos los artículos sean escaneados y la caja esté lista, presiona "Close Box".
   • Marca la orden como enviada presionando "Mark as Shipped".
   • El estado de la orden cambiará a "Shipped" y se moverá a esa sección.

Notas Importantes

• Si intentas marcar como enviada una orden sin número de seguimiento, aparecerá un pop-up solicitando esa información.
• Las órdenes completadas sin etiquetas de envío ni número de seguimiento mostrarán el botón "Generate Shipping Labels" habilitado para completar esos datos que serán validados por ShipEngine:
  • En caso de que el shipping label no se haya provisto, ni el tracking number, el botón “Generate shipping labels” se habilita

  • Si ya está provisto el shipping label y el tracking number, el botón “Generate shipping labels” permanece deshabilitado.

• Configura la integración con Zapier para enviar notificaciones automáticas por correo al cliente cada vez que se marque como enviada una orden con información de seguimiento.

4. Gestión de Órdenes Enviadas

1. Verifica órdenes enviadas:

   • Las órdenes enviadas estarán listadas en la sección "Shipped".
   • Selecciona una orden para abrir la página de detalles.

2. Imprime etiquetas de envío:

   • Desde la sección "Shipped", presiona el botón "Print Labels" para imprimir las etiquetas de las órdenes que serán procesadas físicamente por el operador.

Acciones Adicionales

Órdenes con Problemas o Canceladas

• Marcar Problema:
  Cambia el estado a "Problem". El color del indicador también cambiará a blanco.

• Cancelar Orden:
  Mueve la orden a la sección "Canceled". Aparecerá un pop-up para proporcionar detalles de la cancelación.

Generar Etiquetas de Envío

Si una orden no tiene datos de etiqueta de envío o número de seguimiento, el botón "Generate Shipping Labels" estará habilitado y permitirá generar etiquetas mediante ShipEngine.